Controlar nuestros gastos con Google Drive

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A lo largo de todo el año tenemos muchos gastos que no tenemos en cuenta y que si los revisásemos o los tuviésemos controlados, seguramente podríamos ahorrarnos un dinero extra.

Con Google Drive podemos hacernos una hoja de cálculo personalizada que contenga todos nuestros gastos mensuales y anuales y los ordenemos alfabéticamente o por coste mensual, por ejemplo.

Realizar esto es una tarea sencilla.

Acceso a Google Drive

Para empezar, necesitas una cuenta en Google (tu usuario de gmail). Una vez entres en tu cuenta, accedes a Google Drive.

Crear hoja de cálculo

A continuación, creamos una hoja de cálculo.

Definiremos el nombre de nuestro documento y las columnas básicas que contendrá.

  • Concepto: Es el nombre que le damos al gasto. Por ejemplo, «Seguro del coche».
  • Observaciones: Anotaremos comentarios relevantes sobre el concepto. Por ejemplo, se renueva el 15 de octubre.
  • Tipo de gasto: Si es un gasto mensual o anual.
  • Importe anual: El importe del gasto anualmente. En la columna mensual, aparecerá el importe dividido entre doce meses.
  • Importe mensual: Lo que pagamos cada mes de ese concepto.

Definir una columna desplegable con valores fijos

La columna «Tipo de gasto» aparecerá un desplegable para elegir si es un gasto mensual o anual. Para configurar esto vamos al menú Datos –> Validación de datos.

Definimos el nombre de los campos a elegir. En este caso, Mensual o Anual.

Como podemos ver, ya podemos elegir entre ambos valores.

Calcular el importe mensual de los gastos anuales

Cuando el importe es anual, configuraremos una fórmula que transforme ese importe a mensual, en la columna mensual.

El significado de la fórumla «if(C2=«Anual»;D2/12)» que se ha configurado en la columna E2, significa que si la columna C2 es igual a «Anual», el valor que tendrá E2 será el importe indicado en la columna D2 dividido por 12.

Sumar los gastos totales

Ahora configuramos una última fila que sume el total de todos los gastos. Como vemos, la fórmula es bien sencilla. El comando «SUM» hace la suma de las columnas que indiquemos.

Personalizar el formato numérico

Ahora ya tenemos creada la estructura de nuestra hoja de cálculo, pero no me gusta demasiado visualmente. Lo que vamos a hacer a continuación, es personalizar el tipo de dato numérico para que solamente aparezcan dos decimales. Para ello, vamos al menú Formato –> Más formatos –> Formato de número personalizado.

Veamos el resultado:

Configurar filtros

Lo que me gustaría hacer ahora es poder filtrar los datos por tipo de gasto y poder ordenarlos alfabéticamente o por importe. Así que , en primer lugar, configuramos un filtro.

Una vez creado, ya podemos filtrar los datos como nos interese.

También podemos elegir los datos que queremos ver. Por ejemplo, a lo mejor solamente nos interesa ver los datos mensuales, o los anuales y los mensuales, o personalizar un valor que contenga un texto…

Finalmente, puedes personalizar los colores de las filas, el tamaño de la fuente de los títulos, añadir marcos, el color de la fuente, etc. Esto lo haremos con los botones que tenemos en la barra que hay debajo del menú.

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