Controlar nuestros gastos con Google Drive

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A lo largo de todo el año tenemos muchos gastos que no tenemos en cuenta y que si los revisásemos o los tuviésemos controlados, seguramente podríamos ahorrarnos un dinero extra.

Con Google Drive podemos hacernos una hoja de cálculo personalizada que contenga todos nuestros gastos mensuales y anuales y los ordenemos alfabéticamente o por coste mensual, por ejemplo.

Realizar esto es una tarea sencilla.

Acceso a Google Drive

Para empezar, necesitas una cuenta en Google (tu usuario de gmail). Una vez entres en tu cuenta, accedes a Google Drive.

GoogleDrive Acceso

Crear hoja de cálculo

A continuación, creamos una hoja de cálculo.

GoogleDrive Crear hoja de cálculo

Definiremos el nombre de nuestro documento y las columnas básicas que contendrá.

GoogleDrive Columnas basicas

  • Concepto: Es el nombre que le damos al gasto. Por ejemplo, «Seguro del coche».
  • Observaciones: Anotaremos comentarios relevantes sobre el concepto. Por ejemplo, se renueva el 15 de octubre.
  • Tipo de gasto: Si es un gasto mensual o anual.
  • Importe anual: El importe del gasto anualmente. En la columna mensual, aparecerá el importe dividido entre doce meses.
  • Importe mensual: Lo que pagamos cada mes de ese concepto.

Definir una columna desplegable con valores fijos

La columna «Tipo de gasto» aparecerá un desplegable para elegir si es un gasto mensual o anual. Para configurar esto vamos al menú Datos –> Validación de datos.

GoogleDrive Desplegable 1

Definimos el nombre de los campos a elegir. En este caso, Mensual o Anual.

GoogleDrive Desplegable 2

Como podemos ver, ya podemos elegir entre ambos valores.

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GoogleDrive Desplegable 3 1

Calcular el importe mensual de los gastos anuales

Cuando el importe es anual, configuraremos una fórmula que transforme ese importe a mensual, en la columna mensual.

GoogleDrive Calculo importe anual a mensual

El significado de la fórumla «if(C2=«Anual»;D2/12)» que se ha configurado en la columna E2, significa que si la columna C2 es igual a «Anual», el valor que tendrá E2 será el importe indicado en la columna D2 dividido por 12.

Sumar los gastos totales

Ahora configuramos una última fila que sume el total de todos los gastos. Como vemos, la fórmula es bien sencilla. El comando «SUM» hace la suma de las columnas que indiquemos.

GoogleDrive Sumatorio columnas

Personalizar el formato numérico

Ahora ya tenemos creada la estructura de nuestra hoja de cálculo, pero no me gusta demasiado visualmente. Lo que vamos a hacer a continuación, es personalizar el tipo de dato numérico para que solamente aparezcan dos decimales. Para ello, vamos al menú Formato –> Más formatos –> Formato de número personalizado.

GoogleDrive Personalizar formato numérico

GoogleDrive Formato numérico con dos decimales

Veamos el resultado:

GoogleDrive Formato numérico con dos decimales 2

Configurar filtros

Lo que me gustaría hacer ahora es poder filtrar los datos por tipo de gasto y poder ordenarlos alfabéticamente o por importe. Así que , en primer lugar, configuramos un filtro.

GoogleDrive Configurar filtro

Una vez creado, ya podemos filtrar los datos como nos interese.

GoogleDrive Ordenar datos filtrados

GoogleDrive Datos ordenados

También podemos elegir los datos que queremos ver. Por ejemplo, a lo mejor solamente nos interesa ver los datos mensuales, o los anuales y los mensuales, o personalizar un valor que contenga un texto…

GoogleDrive Seleccionar datos filtro

Finalmente, puedes personalizar los colores de las filas, el tamaño de la fuente de los títulos, añadir marcos, el color de la fuente, etc. Esto lo haremos con los botones que tenemos en la barra que hay debajo del menú.

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